Programa para hacer facturas: qué datos son obligatorios y cómo emitirlas

Buscar un programa para hacer facturas suele empezar por una duda simple: ¿qué tiene que llevar exactamente una factura para ser válida? El artículo 6 del Real Decreto 1619/2012 lo detalla, y un buen programa lo aplica por ti.

Datos obligatorios de una factura completa

• Número y, en su caso, serie, con numeración correlativa.
• Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la operación.
• Nombre y apellidos o razón social del emisor y del destinatario.
• NIF/CIF/NIE del emisor y del destinatario.
• Domicilio de ambas partes.
• Descripción de las operaciones, base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota repercutida.
• Total de la factura, y en su caso retención de IRPF y recargo de equivalencia.

Factura simplificada: cuándo se puede usar

La factura simplificada (el antiguo ticket) se permite, con carácter general, hasta 400 € (o 3.000 € en determinadas actividades como comercio minorista, hostelería o transporte de viajeros). No sirve para que el destinatario deduzca el IVA salvo que se incluyan sus datos fiscales.

Numeración y series

La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie. Es habitual usar una serie para facturas completas (F), otra para simplificadas (FS) y otra para rectificativas (R). Un programa para hacer facturas debe impedir huecos y duplicados.

IVA, IRPF y recargo de equivalencia

• IVA general 21 %, reducido 10 % y superreducido 4 %.
• Retención de IRPF (7 % o 15 % habitualmente) en facturas de profesionales.
• Recargo de equivalencia (5,2 %, 1,4 % o 0,5 %) cuando el cliente es un minorista acogido a ese régimen.

El QR y el registro de facturación

Con Veri*Factu, cada factura incorpora un código QR que permite cotejarla y un registro encadenado que impide modificarla después. Si el programa que usas no genera ese registro, no estarás preparado para 2027.

Emitir en tres pasos

1. Da de alta al cliente con su NIF y domicilio.
2. Añade líneas con artículos o texto libre y el tipo de IVA correspondiente.
3. Emite: el sistema calcula totales, genera la huella, el QR y el PDF, y lo envía por correo.

Puedes probarlo en la demostración de Livegest o revisar la calculadora de IVA gratuita.