Migrar de Factusol: guía paso a paso

Guía ampliada para migrar de Factusol a un software de facturación en la nube: exportación de datos, limpieza de clientes y artículos, continuidad de series, IVA e IRPF y primeras facturas con QR de la AEAT.

Migrar de Factusol a un software de facturación en la nube no consiste solo en copiar clientes: hay que conservar la correlación de las series, revisar los datos fiscales y dejar el sistema preparado para emitir con registro de facturación encadenado. Esta guía recorre el proceso completo, paso a paso, con los puntos donde suelen aparecer problemas.

Si todavía estás comparando programas, empieza por la landing de alternativa a Factusol, donde tienes la comparativa punto por punto y los precios.

Antes de empezar: qué necesitas tener a mano

Acceso al equipo donde está instalado Factusol (la migración se hace desde los ficheros exportados, no desde la nube).
Una copia de seguridad reciente de la base de datos de Factusol.
Los datos fiscales de tu empresa: NIF/CIF, domicilio fiscal completo, epígrafe y, si aplica, régimen de recargo de equivalencia.
El último número emitido de cada serie de facturación del ejercicio en curso.
Si trabajas con administraciones públicas, los códigos DIR3 de tus organismos cliente para Facturae.

Reserva una tarde. En una empresa pequeña el proceso completo suele llevar entre dos y cuatro horas.

Paso 1. Exporta los datos desde Factusol

Factusol permite exportar las tablas principales a Excel o CSV. Exporta como mínimo:

Clientes: nombre fiscal, NIF/CIF, dirección, código postal, provincia, email y teléfono.
Artículos y servicios: referencia, descripción, precio, tipo de IVA y unidad de medida.
Facturas emitidas del ejercicio actual y del anterior (para consulta y archivo).
Proveedores y tarifas, si los utilizas.

Guarda cada exportación en un fichero separado y no modifiques las cabeceras de columna todavía: las necesitarás para mapear los campos.

Paso 2. Limpia y normaliza antes de importar

Es el paso que más errores evita. Sobre el fichero de clientes:

Elimina duplicados y clientes inactivos que ya no facturas.
Verifica que todos los NIF/CIF/NIE son válidos; puedes comprobarlos con el validador de NIF e IBAN.
Completa el domicilio fiscal: en una factura completa el NIF y la dirección del destinatario son obligatorios.
Normaliza los códigos postales a cinco dígitos, con el cero inicial cuando corresponda.
Revisa que la provincia esté escrita de forma consistente.

Sobre el fichero de artículos:

Asigna a cada línea su tipo de IVA español correcto: 21 %, 10 % o 4 %, o exento con su motivo.
Marca los servicios sujetos a retención de IRPF si eres profesional.
Unifica las unidades de medida (unidad, hora, kg, m²).

Paso 3. Importa clientes y artículos

En Livegest, importa los ficheros CSV o Excel desde el asistente de importación. El asistente mapea las columnas del fichero a los campos del sistema; revisa la vista previa antes de confirmar.

Tras la importación, comprueba una muestra de diez clientes y diez artículos: NIF, dirección, precio y tipo de IVA. Corregir diez registros ahora es más rápido que corregir mil facturas después.

Paso 4. Configura las series y la numeración

Aquí está la parte crítica de cualquier migración: la numeración debe seguir siendo correlativa y sin saltos dentro de cada serie y ejercicio.

Crea en Livegest las mismas series que usabas en Factusol (por ejemplo, una serie general y otra para tickets).
En cada serie, fija el número siguiente al último emitido en Factusol más uno.
Decide la fecha de corte: lo habitual es migrar a principio de mes o de trimestre.
A partir del corte, no emitas nada más desde Factusol. Emitir en paralelo en dos sistemas rompe la correlación.

Recuerda el equivalente español de cada tipo de documento: F1 (factura completa), F2 (factura simplificada) y R1–R5 (facturas rectificativas según su motivo).

Paso 5. Configura impuestos y particularidades

IVA: tipos 21 %, 10 % y 4 %; operaciones exentas con su referencia legal.
IRPF: porcentaje de retención para profesionales (habitualmente 15 %, o 7 % en los primeros años de actividad).
Recargo de equivalencia: actívalo en los clientes minoristas que lo apliquen; el sistema añadirá el 5,2 %, 1,4 % o 0,5 % correspondiente.
IGIC / IPSI si operas en Canarias, Ceuta o Melilla.
Formas y plazos de pago, cuentas bancarias e IBAN para los recibos.

Paso 6. Personaliza la factura y emite la primera

Sube tu logotipo, ajusta la plantilla de PDF y revisa que aparezcan todos los datos obligatorios: identificación del emisor y del destinatario, número y serie, fecha, descripción, base imponible, tipo y cuota de IVA, retención si procede y total.

Emite entonces la primera factura real. Debe salir ya con el registro de facturación encadenado con huella SHA-256 y el código QR de cotejo de la AEAT, sin pasos adicionales por tu parte.

Paso 7. Conserva el histórico de Factusol

No borres nada. La normativa exige conservar la información con su integridad durante el plazo legal:

Guarda la copia de seguridad de Factusol y las exportaciones en un soporte seguro y duplicado.
Archiva los PDF de las facturas emitidas con el sistema anterior.
Deja documentada la fecha de corte y el último número emitido en cada serie, por si hay una comprobación.

Errores frecuentes al migrar desde Factusol

| Error | Consecuencia | Cómo evitarlo | | --- | --- | --- | | Emitir en los dos sistemas a la vez | Numeración duplicada o con saltos | Fecha de corte clara y cierre de Factusol | | No fijar el número siguiente | La serie reinicia en 1 | Configurar el contador antes de la primera factura | | Importar clientes sin domicilio fiscal | Facturas completas incompletas | Limpieza previa del CSV | | Dejar los artículos con un IVA por defecto | Liquidaciones mal calculadas | Revisar el tipo por artículo | | Borrar los datos antiguos | Incumplimiento del deber de conservación | Archivar copia y PDF |

Cuánto tiempo lleva y qué ganas

Para un autónomo con unos cientos de clientes, la migración se hace en una tarde. Para una pyme con varias series, tarifas y catálogo amplio, cuenta con uno o dos días repartidos.

A cambio, dejas de depender de un puesto de trabajo concreto: facturas desde el navegador o el móvil, tu asesoría entra con su propio acceso, las copias de seguridad son automáticas y el cumplimiento preparado para Veri*Factu (RD 1007/2023) va incluido sin módulos extra.

Cómo migrar de Factusol a Livegest: guía paso a paso