Software de facturación para abogados, asesorías y consultoras

En asesorías, despachos de abogados y consultoras la facturación por horas es la excepción y la iguala es la norma: una cuota mensual fija por un alcance pactado —contabilidad y presentación de impuestos, asesoramiento laboral continuado, retainer jurídico— y los trabajos extraordinarios aparte. El problema no es cobrarla, es emitirla: cincuenta o doscientas facturas idénticas cada día 1, con su IVA y su retención, es trabajo administrativo puro que no factura horas.

Livegest automatiza ese ciclo. Defines el contrato con su importe, su periodicidad y su fecha de inicio, y las facturas se emiten solas con su numeración correlativa, su registro encadenado y su QR. Puedes revisar antes de emitir o dejarlo en automático, indexar los importes cuando toque revisión anual y dar de baja el contrato cuando el cliente se va, sin que eso afecte a lo ya emitido.

Los detalles del producto están en la página de igualas y en la ficha de facturación recurrente. Lo relevante aquí es que el trabajo del día 1 pasa de una mañana entera a revisar un listado.

Cuando un profesional factura a un empresario o profesional (o a una entidad obligada a retener), la factura tiene que incluir la retención de IRPF. El tipo general es el 15 %, y quien la ingresa en Hacienda no eres tú sino tu cliente: por eso cobras menos de lo que facturas, sin que eso suponga un menor ingreso real, porque esa retención se descuenta después en tu declaración.

Si acabas de iniciar la actividad profesional puedes aplicar el 7 % en el año de inicio y en los dos siguientes, siempre que no hubieras ejercido actividad profesional en el año anterior al de inicio. Y hay un caso que se olvida a menudo: si tu cliente es un particular, no se practica retención. Un despacho que lleva tanto empresas como clientes de familia tiene, por tanto, dos formatos de minuta conviviendo el mismo mes.

En Livegest la retención se configura en la ficha del cliente y se aplica sola, así que la minuta del particular sale sin retención y la de la empresa con ella, sin que nadie tenga que acordarse. La retención se calcula sobre la base imponible, nunca sobre el IVA, y el PDF muestra base, IVA, retención y líquido a percibir con el formato español. Los importes retenidos quedan agregados en un informe para cuadrar con tus modelos trimestrales y con los certificados de retenciones que te pidan tus clientes.

La provisión de fondos es el anticipo que pide el despacho antes de empezar el asunto. Cuando esa provisión es un pago anticipado a cuenta de tus honorarios, el IVA se devenga en el momento del cobro: es decir, procede emitir factura por el anticipo con su IVA (y con su retención, si el cliente es obligado a retener) en ese momento, no cuando termine el asunto.

Después, al cerrar el expediente, emites la minuta final por el total de honorarios y descuentas lo ya facturado como anticipo, de forma que el cliente solo paga la diferencia y no se duplica IVA. Con los documentos enlazados en Livegest ves desde la minuta final qué anticipos la preceden y cuánto queda pendiente por ese expediente.

Cosa distinta es la provisión que se pide para atender gastos que se van a pagar en nombre del cliente: eso no son honorarios anticipados, son fondos para suplidos, y su tratamiento es el del apartado siguiente. Distinguir las dos desde el primer correo al cliente ahorra un problema contable de meses.

Los suplidos son cantidades que el despacho paga en nombre y por cuenta del cliente: tasas judiciales, aranceles registrales, gastos de notaría, honorarios de procurador cuando se anticipan. No son ingreso tuyo y, cuando se cumplen los requisitos, quedan fuera de la base imponible del IVA de tu minuta: no llevan tu IVA ni tu retención, se repercuten al cliente por el importe exacto pagado.

Los requisitos son los que hacen que muchos suplidos dejen de serlo. El gasto tiene que haberse realizado en nombre y por cuenta del cliente, por mandato expreso suyo; la factura o el justificante del gasto tiene que estar expedido a nombre del cliente, no a nombre del despacho; y tienes que conservar y poder acreditar ese justificante, repercutiendo el importe exacto sin margen. Si la factura de la tasa o del proveedor va a tu nombre, no es un suplido: es un gasto tuyo que refacturas, y entonces sí entra en la base imponible con tu IVA.

En la práctica, en Livegest el suplido va como una línea diferenciada de la minuta, sin IVA y sin retención, con la descripción y la referencia del justificante, de modo que el total a pagar del cliente incluye honorarios y suplidos pero cada bloque tributa como debe. Es el punto donde más despachos se equivocan y también el que más discusiones evita cuando el cliente revisa la minuta.

Un despacho lleva asuntos, no sólo clientes: el mismo cliente puede tener un procedimiento laboral, una compraventa y la asesoría mensual, y cada uno con su economía. Puedes trabajar el expediente como referencia del documento y como serie propia si te interesa numerarlos por separado, y desde ahí ver todo lo facturado, lo cobrado y lo pendiente de ese asunto concreto.

El control de cobros es la otra mitad del oficio. Livegest marca las facturas pagadas, parcialmente pagadas y vencidas, permite enviar recordatorios y muestra la antigüedad del saldo por cliente. Para un despacho, saber que un cliente arrastra tres minutas sin pagar antes de aceptarle el cuarto asunto vale más que cualquier informe de rentabilidad.

Y como tu asesoría necesita todo esto a cierre de trimestre, tienes el portal de la gestoría incluido en todos los planes: le das acceso y descarga los registros y las exportaciones sin pedirte ficheros por correo.

Los despachos tienen aquí una doble condición: están obligados como cualquier otro contribuyente y además son quienes van a tener que explicárselo a sus clientes. El RD 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024 exigen que cada factura genere un registro inalterable encadenado por huella y que el documento lleve un QR de cotejo de la AEAT. El calendario es el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para los autónomos: un despacho constituido como SLP entra en la primera fecha, el abogado que ejerce por su cuenta en la segunda.

Tener el propio despacho ya emitiendo así antes de esas fechas es, además de una obligación adelantada, el mejor argumento cuando toque recomendar sistema a los clientes.