Software de facturación para tiendas online y ecommerce

En una tienda online el cuello de botella no es emitir una factura: es emitir trescientas. Livegest integra la tienda con la facturación, de modo que cuando un pedido se cobra por Stripe se genera su documento automáticamente, con la numeración correlativa de su serie, el registro de facturación encadenado por huella y el QR de cotejo de la AEAT, y se envía al comprador por correo sin que nadie toque nada. Puedes ver todos los pedidos y sus documentos en la misma pantalla y filtrar los que están pendientes de cobro o de envío.

La ventaja de que la tienda y la facturación sean el mismo producto es que no hay sincronización que se rompa: no exportas un CSV de pedidos a otro programa ni concilias dos numeraciones distintas. Si ya vendes en otro escaparate, la API REST permite crear clientes y emitir documentos desde tu sistema con el mismo resultado.

Para el volumen alto, lo importante es lo que no tienes que hacer: no revisas numeraciones, no cuadras series y no descubres a fin de mes que faltan facturas de tres pedidos. Si necesitas serie propia por canal —web, marketplace, mostrador—, la configuras y cada canal numera por su cuenta.

Este es el punto que más se explica mal en ecommerce. Cuando vendes a consumidores finales de otros Estados miembros, tus ventas a distancia intracomunitarias de bienes y tus prestaciones de servicios prestados por vía electrónica, de telecomunicaciones y de radiodifusión a particulares de la UE se miden frente a un umbral común de 10.000 euros anuales. Es un umbral único y conjunto para el total de esas operaciones en toda la Unión, no un límite por cada país, y se toma en consideración tanto el año en curso como el precedente.

Por debajo de ese umbral puedes seguir repercutiendo el IVA español en esas ventas, salvo que optes voluntariamente por tributar en destino. Una vez superado, la operación se localiza en el Estado miembro del consumidor y tienes que repercutir el tipo de IVA de ese país. Para no registrarte en cada Estado, el régimen de ventanilla única —OSS— te permite declarar e ingresar desde España todo el IVA devengado en los demás Estados miembros mediante una única declaración periódica.

Lo que Livegest aporta aquí es lo operativo: el país del cliente en su ficha, el tipo de IVA aplicable por línea para poder repercutir el del país de destino cuando corresponde, y las bases separadas por país en los resúmenes y exportaciones, de manera que tu gestoría tenga el detalle que necesita para la declaración del régimen. La decisión de cuándo cruzas el umbral y si te conviene optar por destino desde el principio es de tu gestoría.

Si además de vender a particulares vendes a otros comercios, te encontrarás con el recargo de equivalencia. Es un régimen especial del IVA obligatorio para los comerciantes minoristas que sean personas físicas —o entidades en régimen de atribución de rentas cuyos socios sean personas físicas— y que cumplan los requisitos del régimen. Cuando tu cliente está en él y le vendes mercancía sujeta, tienes que repercutirle, además del IVA que corresponda, el recargo asociado a ese tipo, y hacerlo constar de forma separada en la factura.

La responsabilidad de comunicarte que está en recargo de equivalencia es del propio cliente, así que lo práctico es dejarlo marcado en su ficha la primera vez y que se aplique solo en adelante. En Livegest el recargo se calcula sobre la misma base y aparece desglosado en su línea del resumen, junto a la base y la cuota de IVA.

Las ventas a empresas de otros países de la UE con NIF-IVA vigente en el VIES son otro caso distinto: van sin IVA español, con la mención de inversión del sujeto pasivo en la factura y su declaración en el modelo recapitulativo correspondiente.

En ecommerce se devuelve mucho, y esa es la parte donde más se equivoca la gente al llegar de una hoja de cálculo. Una factura emitida no se borra ni se modifica: se corrige emitiendo una factura rectificativa que referencia a la original y explica el motivo. Con Veri*Factu esto deja de ser una buena práctica y pasa a ser una consecuencia técnica, porque cada registro está encadenado por huella con el anterior y la cadena no admite huecos ni reescrituras.

Livegest emite rectificativas con su tipo normalizado —R1 a R5 según el motivo, desde el error fundado en derecho hasta las devoluciones y descuentos por volumen posteriores— y con la referencia al documento original, tanto por diferencias como por sustitución. Una devolución total genera la rectificativa por el importe completo; una devolución parcial, por las líneas devueltas. El resultado es que el cliente entiende el abono, tu contabilidad cuadra y la cadena de registros queda íntegra.

Cada documento, original o rectificativo, genera su registro de facturación encadenado y lleva su QR de cotejo de la AEAT, como exigen el RD 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024. Las fechas de obligación son el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para los autónomos, así que una tienda constituida como SL entra en la primera y un vendedor autónomo en la segunda.