Software de facturación para transportistas y autónomos del transporte

El transporte no factura viaje a viaje: documenta cada porte y factura después. El flujo real es albarán por servicio —con origen, destino, fecha, mercancía, bultos o kilos y el precio acordado— y factura agrupada al cierre del periodo con todos los portes de ese cargador. Livegest hace exactamente eso: emites albaranes durante el mes y, al facturar, seleccionas los pendientes de un cliente y se convierten en una sola factura arrastrando las líneas, con la referencia de cada albarán visible en el documento.

Eso resuelve la discusión típica con el departamento de administración del cargador, que quiere ver a qué expedición corresponde cada línea antes de dar conformidad al pago. Y te evita el trabajo de recomponer el mes a partir de los partes en papel de la cabina.

Si trabajas con tarifas distintas por ruta o por cliente, puedes tener el porte como servicio de catálogo con su precio y ajustar en la línea los conceptos que varían: espera en carga o descarga, retorno en vacío, sobrecoste de combustible, peajes repercutidos o servicios de recogida adicional. Cada uno como línea propia, no escondido en el precio.

«Portes pagados» significa que el transporte lo abona el remitente, y «portes debidos» que lo abona el destinatario cuando recibe la mercancía. Es un pacto comercial entre las partes y lo que determina para ti es a quién facturas: en portes pagados el obligado al pago del servicio es el cargador que te contrata, y en portes debidos es el destinatario, aunque quien te dio la orden fuera el remitente.

Documentalmente conviene que la condición conste en el albarán y se arrastre a la factura, porque es la forma de que nadie discuta después quién tenía que pagar. En Livegest lo dejas indicado en el propio documento y el cliente al que se emite la factura es el que corresponda según esa condición; el resto de datos del envío se conservan en la línea o en las observaciones.

Con esto enlaza el control de cobros, que en transporte no es un detalle menor: el sector convive con plazos de pago largos y con clientes que apuran. Livegest marca cada factura como pagada, parcialmente pagada o vencida, muestra la antigüedad del saldo por cliente y permite enviar recordatorios sin que tengas que llevar una hoja aparte. Puedes ver qué cliente concentra el saldo pendiente antes de aceptarle la siguiente carga.

Aquí hay que ser preciso, porque la idea de que «el transporte internacional no lleva IVA» es una simplificación que puede salir cara. El artículo 21 de la Ley 37/1992 declara exentas, entre otras, las prestaciones de servicios —incluidas las de transporte y operaciones accesorias— directamente relacionadas con las exportaciones de bienes fuera de la Comunidad, y esa exención está condicionada al cumplimiento de los requisitos y a la justificación documental que exige la norma reglamentaria. No basta con que el camión cruce una frontera: hay que poder acreditar la vinculación del servicio con la exportación y conservar la documentación que lo soporta.

Distinto es el caso de los servicios prestados a empresarios establecidos en otro Estado miembro de la Unión Europea. Con carácter general, en los servicios entre empresarios la operación se localiza donde está establecido el destinatario, de modo que no repercutes IVA español y el impuesto lo liquida el cliente en su país: es la inversión del sujeto pasivo. Para aplicarlo tienes que asegurarte de que el cliente actúa como empresario y de que su NIF-IVA está dado de alta y vigente en el censo VIES, guardar constancia de esa comprobación, e incluir en la factura la mención expresa de inversión del sujeto pasivo. Estas operaciones se declaran además en el modelo recapitulativo correspondiente.

Livegest te permite emitir esas facturas con el tipo cero o con la operación marcada como exenta y con la mención obligatoria impresa en el documento, y separa esas bases en los resúmenes y exportaciones para que tu gestoría no tenga que reclasificar nada a mano. Lo que no hace Livegest es decidir por ti si un servicio concreto cumple los requisitos de la exención.

Un transportista no está en una oficina. Livegest funciona en el navegador del móvil y en la app, de modo que puedes cerrar el albarán en el muelle nada más descargar y emitir la factura sin esperar a llegar a casa. El cliente la recibe por correo con su PDF y su QR, y tú ves inmediatamente si queda pendiente de cobro.

Cada documento que emites genera un registro de facturación encadenado por huella con el anterior y lleva impreso el QR de cotejo de la AEAT, que es lo que exigen el RD 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024. El calendario de obligación es el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para los autónomos: el transportista autónomo con tarjeta propia entra en la segunda fecha y la empresa de transporte constituida como sociedad en la primera.