Software de facturación para talleres de reparación de vehículos

El Real Decreto 1457/1986, que regula la actividad industrial y la prestación de servicios en los talleres de reparación de vehículos automóviles, obliga al taller a ofrecer al usuario un presupuesto escrito antes de empezar la reparación, y a entregar un resguardo de depósito cuando el vehículo queda en las instalaciones. El cliente puede renunciar al presupuesto, pero esa renuncia tiene que constar por escrito y firmada: la obligación de ofrecerlo es del taller, no del cliente.

En la práctica esto significa que el papeleo del taller tiene una secuencia fija, y es exactamente la que Livegest reproduce. Emites el presupuesto con el diagnóstico y el desglose de piezas y horas; cuando el cliente lo acepta, ese presupuesto se convierte en la orden de reparación con la que trabaja el mecánico; al terminar, la orden se convierte en factura arrastrando las líneas, de modo que lo facturado coincide con lo presupuestado y con lo realmente montado. Si durante la reparación aparece una avería que no estaba prevista, lo correcto es ampliar el presupuesto y que el cliente lo apruebe antes de seguir, no añadir la línea directamente en la factura final.

Convertir un documento en otro conserva la trazabilidad: desde la factura ves de qué presupuesto y de qué orden viene, y al revés. Es la mejor defensa que tiene un taller ante una reclamación de consumo, que casi siempre gira en torno a si el importe final estaba autorizado o no.

Un taller no vende «una reparación»: vende piezas y vende horas, y el cliente quiere ver ambas cosas separadas. En Livegest los recambios van como artículos de catálogo con su referencia, su unidad y su precio, y la mano de obra va como servicio medido en horas, con el precio/hora del taller. Puedes tener varios precios/hora si distingues mecánica, chapa, pintura o electricidad, simplemente creando un servicio por especialidad.

El catálogo admite el código de referencia del recambio, que es lo que después te permite localizar en qué facturas montaste una pieza concreta. Y como cada línea lleva su propio tipo de IVA, no hay problema para combinar en un mismo documento conceptos que tributen distinto si fuera el caso; el resumen desglosa las bases por tipo tal y como exige el reglamento de facturación.

El flujo de albarán también encaja aquí: si entregas el vehículo antes de facturar, o si trabajas para una flota que quiere una sola factura mensual, puedes emitir albaranes por cada intervención y agruparlos en una factura periódica al cierre del mes.

En un taller, el documento no se identifica por el cliente sino por el coche: la pregunta siempre es «¿qué le hicimos al 1234 ABC?». Livegest no tiene un módulo de vehículos con ficha propia, y preferimos decirlo claro antes que prometer algo que no existe. Lo que sí tienes son tres sitios donde la matrícula queda registrada y buscable.

El primero es la referencia del documento: ahí escribes la matrícula y queda visible en el presupuesto, en la orden y en la factura, y se arrastra al convertir un documento en otro. El segundo es el campo de observaciones, donde caben marca, modelo, bastidor y kilometraje en el momento de la entrada, que es el dato que después te sirve para justificar un mantenimiento. El tercero son las propias líneas del documento: una línea de texto al principio del detalle («Vehículo: SEAT León 2.0 TDI — 1234 ABC — 187.430 km») deja la información dentro del cuerpo de la factura y sale impresa en el PDF.

Con la matrícula en la referencia y el buscador de documentos tienes, en la práctica, el historial por vehículo: filtras por ese texto y ves todas las intervenciones, sus importes y sus fechas.

La reparación tiene garantía, y eso obliga al taller a conservar el rastro de lo que montó y cuándo. Si un cliente vuelve dentro del periodo de garantía por la misma avería, lo habitual es abrir una nueva orden de reparación referenciada a la factura original y con importe cero en los conceptos cubiertos: así queda constancia del trabajo hecho sin cobrarlo dos veces.

Cuando lo que hay que corregir es la factura, no se toca ni se borra. Se emite una factura rectificativa por el motivo que corresponda, de R1 a R5, referenciando el documento original. Es lo que exige el reglamento de facturación y también lo que Veri*Factu presupone: una factura emitida genera un registro inalterable y encadenado, así que la única forma válida de corregirla es un documento nuevo que apunte a ella. Los casos típicos del taller son la pieza facturada de más, el precio/hora mal aplicado a un cliente con acuerdo, o el descuento pactado que se olvidó al cerrar.

El Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024 exigen que el programa con el que facturas genere, por cada factura, un registro de facturación inalterable, encadenado por huella con el anterior, y que imprima en el documento un código QR de cotejo. Para el taller el cambio de rutina es mínimo —sigues emitiendo igual— pero el sistema deja de permitir cosas que antes eran normales: borrar una factura, reutilizar una numeración o rehacer un documento ya emitido.

Las fechas de entrada en vigor son dos. Si el taller es una sociedad (contribuyente del Impuesto sobre Sociedades), el 1 de enero de 2027. Si eres autónomo, el 1 de julio de 2027. Livegest ya emite hoy con registro encadenado y QR, de modo que la migración la haces cuando quieras y no en el último trimestre antes de tu fecha.